Stapelbuchung

Hast du schon einmal etwas von einer Stapelbuchung gehört? Für die meisten Unternehmer ist das Thema Buchhaltung so etwas wie ein rotes Tuch. Wer nur irgendwie kann, versucht seine Buchführung von einer anderen Person machen zu lassen. Doch dies ist nicht nur aus Kostengründen immer möglich. Dabei sollte ein Unternehmer wissen, dass auch in der Buchführung Abläufe eingesetzt werden können, mit denen sich Zeit einsparen lässt. Ein sehr gutes Beispiel dafür ist die Stapelbuchführung. Was sich genau dahinter verbirgt und was bei einer Stapelbuchung beachtet werden muss, wird in folgendem Artikel genauer betrachtet.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Stapelbuchung?

In der EDV-gestützten Stapelbuchhaltung stellt die Stapelbuchung eine Buchung dar, welche zunächst nur erfasst wird und im ersten Schritt weder in einem Journal noch auf Konten gespeichert wird. Bei der Definition Stapelbuchung kann von einer Organisationsform der Datenerfassung gesprochen werden. Die Erfassung einer Stapelbuchung werden zwar in der Buchungsmaske erfasst, dort aber nur in einem Stapel einer Art Zwischenlagerung unterzogen. Es findet auf jeden Fall zu Beginn keine Buchung statt. Ist eine Stapelbuchung erfasst, kann sie korrigiert, kontrolliert oder gelöscht werden. Erst wenn diese Schritte vollzogen sind, findet eine Buchung in das Journal statt.

Ziel einer Stapelbuchung ist immer, eine bestimmte Form zur Datenerfassung einzuhalten. Eine Stapelbuchung kann bei Buchungen, welche inhaltlich zusammengehörig sind und gemeinsam abzustimmen sind (dies trifft beispielsweise bei Rechnungseingängen und Rechnungsausgänge eines Tages auf oder bei Kassenbewegungen in einem bestimmten Zeitraum) notwendig sein.

Gut zu wissen:

Erfasst werden diese Buchungen in einer sogenannten Stapelbuchungsdatei, dort werden sie kontrolliert, protokolliert oder korrigiert. Erst danach werden sie verbucht.

Unterschied zwischen Stapelbuchung und Dialogbuchung

In der EDV gestützten Buchhaltung wird man zwangsläufig auch auf den Begriff Dialogbuchung stoßen. Hierbei handelt es sich um das genaue Gegenteil einer Stapelbuchung. Doch wo genau liegt der Unterschied zwischen der Stapelbuchung und der Dialogbuchung?

  • Stapelbuchung: Jede Stapelbuchung kann korrigiert oder gelöscht werden
  • Dialogbuchung: Bei einer Dialogbuchung ist nur eine Stornierung möglich

Wird in der EDV gestützten Buchführung mit einer Dialogbuchung gearbeitet, so gibt es hier eine eigene Buchungsmaske.

Stapelbuchung vs. Dialogbuchung
Stapelbuchung vs. Dialogbuchung

 

Dialogbuchung

Wie im oberen Abschnitt bereits beschrieben, ist die Dialogbuchung das Gegenteil einer Stapelbuchung. Unter diesem Begriff ist in der Buchführung eine Buchung zu verstehen, welche unmittelbar und sofort auf die betreffenden Konten durchgeführt wird. Das heißt aber auch, dass sie weder korrigiert noch gelöscht werden kann. Eine ist nur dann möglich, wenn eine identische und umgekehrte Gegenbuchung veranlasst wird. In der Regel verfügen aber alle gängigen Buchhaltungsprogramme dieser Zeit über eine Stornierungsfunktion. Damit kann schnell eine Stornorechnung veranlasst werden. Überdies ist es wichtig zu wissen, dass bei der Dialogbuchung stets die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) von Bedeutung sind.

Achtung!

Neben den GoB existieren zudem die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD). Die GoBD Richtlinien beinhalten zusätzliche Vorschriften im Hinblick auf die elektronische Verarbeitung und Speicherung der Daten. Eine Buchführungssoftware ist u.a. ein hilfreiches Tool für eine korrekte Buchführung.

Fazit

Die Begriffe Stapelbuchung und Dialogbuchung kommen aus der Stapelbuchführung. Es handelt sich bei der Stapelbuchung um eine ganz bestimmte Organisationsform, welche der Datenerfassung und der Buchung dient. Wird von einer Dialogbuchung gesprochen, so handelt es sich hier um das genaue Gegenteil der Stapelbuchung. Während eine Stapelbuchung sowohl korrigiert oder gelöscht werden kann, ist bei der Dialogbuchung nur eine Stornierung möglich.