Rechnungsbetrag

Sämtliche Unternehmer sind in der Pflicht, Rechnungen für erbrachte Leistungen oder gelieferten Waren, zu stellen. Hierbei informiert der Unternehmer über das fällige Entgelt, welches in der Regel auf einem Kaufvertrag basiert. So werden erbrachte Leistungen mit Hilfe eines solchen Dokumentes offiziell abgerechnet, wodurch der Leistungsempfänger zum Schuldner wird. Der Gesamtbetrag, bzw. der Endbetrag einer Rechnung, bezeichnet man als Rechnungsbetrag. Dieser setzt sich schlussendlich aus verschiedenen Faktoren zusammen, die sich je nach Unternehmensform unterscheiden können.

Überblick

Wie setzt sich der Rechnungsbetrag zusammen?

Was ist der Rechnungsbetrag?

Natürlich gehört der Rechnungsbetrag zu den Pflichtangaben, welche eine Rechnung zwingend enthalten muss. Er stellt den tatsächlich zu zahlenden Betrag dar, den der Schuldner auf das Konto des Rechnungsstellers überweist. Die einzelnen Rechnungsposten muss der Rechnungssteller ersichtlich und nachvollziehbar aufführen. Allem voran steht der Betrag, der sich aus den einzelnen verkauften Produkten oder erbrachten Leistungen, zusammensetzt. Die Summe der Kosten, abzüglich Rabatte, stellt den Nettobetrag dar.

Der Nettobetrag wird schließlich durch den jeweiligen Steuersatz, der so genannten Umsatzsteuer, ergänzt. Hier muss der Rechnungssteller die Höhe des Steuerbetrages aus dem Nettobetrag herausrechnen. In der Regel handelt es sich um 19%, in Ausnahmen auch 7%. Dieser Betrag wird auf den Nettobetrag addiert, sodass der Bruttogesamtbetrag entsteht. Bist du Kleinunternehmer, weist du keine Umsatzsteuer aus und musst einen entsprechenden Vermerk zur Steuerbefreiung angeben. Auch gewisse Berufsfelder sind von der Mehrwertsteuer befreit. Hier solltest du auf jeden Fall Rücksprache mit dem zuständigen Finanzamt halten.

Der Endbetrag lässt sich nun anhand des Bruttogesamtbetrages ausmachen.

Der Rechnungsbetrag auf der Rechnung

Wir unterscheiden an dieser Stelle zwischen Bruttorechnung und Nettorechnung. Beide Rechnungsbeträge unterscheiden sich zwar nicht, dennoch sehen die Aufschlüsselungen anders aus.

Die Nettorechnung

Alle Beträge und Posten gibst du in Netto an. Am Ende der Rechnung entsteht dann der Gesamtnettobetrag, der zusammen mit dem Umsatzsteuerbetrag den Gesamtbruttobetrag ergibt. Bei B2B-Geschäften stellst du generell Nettorechnungen aus.

Die geforderte Umsatzsteuer kannst du vom Finanzamt zurückfordern. Es handelt sich also um einen so genannten durchlaufenden Posten. Für das Unternehmen ist demnach nur der Nettorechnungsbetrag entscheidend, die Umsatzsteuer wird zwar zunächst mitentrichtet, allerdings bei der eigenen Steuererklärung wieder eingefordert.

Die Bruttorechnung

Bruttorechnungen zeigen die einzelnen Posten in Brutto an, wobei du auch hier den Umsatzsteuerbetrag ausweist. Allerdings dient dieser Betrag lediglich der Information, inwieweit sich der Bruttogesamtbetrag zusammensetzt. Bei Geschäften mit Privatkunden sind diese Rechnungen üblich, denn der Privatkunde kann die entrichtete Umsatzsteuer nicht mehr vom Finanzamt zurückfordern.

Kleinbetragsrechnungen – Ausnahme in der Rechnungsstellung

Wer eine Kleinbetragsrechnung ausstellt, braucht nicht allzu viele Pflichtangaben einbeziehen, da die Summe inkl. der Umsatzsteuer, nicht höher ist als 250 Euro. Den Endbetrag kannst du hier nur als Bruttobetrag angeben. Die Aufschlüsselung Nettobetrag plus Steuerbetrag entfällt somit.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Kleinunternehmer kommen laut Kleinunternehmerregelung nicht über einen Jahresumsatz von 17.500 Euro und sind damit von der Umsatzsteuer befreit. Somit enthält auch der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer. Der Nettobetrag ist gleich dem Bruttobetrag. Allerdings verpflichtet sich der Rechnungssteller zur Anmerkung zur Steuerbefreiung.

 „Gemäß Kleinunternehmerregelung §19 UstG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Rechnung schreiben – Pflichtangaben auf einer Rechnung

Der Rechnungsbetrag, egal ob Brutto oder Netto, mit oder ohne Umsatzsteuer, gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Der Rechnungsempfänger muss schließlich den Betrag vor Augen haben, den er bezahlen soll. Darüber hinaus sind weitere Pflichtangaben vorhanden, die zwingend auf einer Rechnung erscheinen müssen:

  • Name & Anschrift des Leistungsempfängers
  • Name & Anschrift des Unternehmens
  • Steuernummer/Umsatzsteuer-ID
  • Ausstellungsdatum, bzw. Rechnungsdatum
  • Lieferzeitpunkt/Datum der Leistungserbringung
  • Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig)
  • Menge & Art der Leistung, bzw. Lieferung
  • Nettobetrag
  • Steuersatz
  • Steuerbetrag
  • Bruttobetrag
  • Kontoverbindung
  • Kontaktdaten des Unternehmens
  • Kundennummer
  •  Zahlungsfrist

Für ein Unternehmen sollte es wichtig sein, die Rechnung korrekt und professionell auszustellen. Sollte es später zu Streitigkeiten oder zur Nichtzahlung seitens des Kunden kommen, ist die Rechnung die Basis für weitere Schritte im Mahnverfahren.

Was ist Skonto vom Rechnungsbetrag und wie kann man das Skonto berechnen?

Ob ein Unternehmen Skonto gewährt, ist diesem selbst überlassen, sodass hier keinerlei Pflicht besteht. Jedoch kann ein Unternehmen davon profitieren. Denn in der Regel ist der gegebene Prozentsatz an eine schnelle Zahlung geknüpft, meist handelt es sich um 3% vom Nettorechnungsbetrag. Das Unternehmen erhält zwar weniger Geld, dieses dafür aber weit schneller. Generell nutzt man das Skontoangebot, um die Zahlungsmoral der Kundschaft zu verbessern.

Um das Skonto berechnen zu können, muss man einfach den jeweiligen Skontosatz, also beispielsweise 3% des Nettobetrages kalkulieren.

Beispiel:
Skonto: 3% bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen
Nettobetrag: 1.000€

Skonto = 1.000€ x 3%
Skonto = 1.000€ x 3/100
Skonto = 30€

Man gewährt dem Kunden hier eine Verringerung des Kaufpreises oder der zu zahlenden Leistung in Höhe von 30€, wenn dieser innerhalb der ersten 10 Tage nach Rechnungsdatum bezahlt.

Steuernummer/Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID?

Für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland ist die Angabe der Steuernummer oder der Steuer-ID auf der Rechnung Pflicht. Die Steuernummer/Steuer-ID beantragst du beim Finanzamt. Mit ihr kannst du dich als Steuerpflichtiger identifizieren und ausweisen.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, etwa bei Geschäftspartnern aus dem EU-Ausland, muss die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung stehen. Diese Umsatzsteuer-ID kannst du nur an ein Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit ausstellen. Für eine solche Identifikationsnummer musst du einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen. Damit kannst du dich als Unternehmen innerhalb der EU kennzeichnen.

Wichtig zu wissen ist, dass auch die umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmen eine Umsatzsteuer-ID beantragen müssen, wenn sie Geschäfte außerhalb von Deutschland abschließen wollen. Der Kleinunternehmerstatus gilt nur innerhalb von Deutschland, nicht jedoch im EU-Ausland.

Übermittlung von Rechnungen

Rechnungen kannst du per E-Mail, per Rechnungsprogramm oder in Papierform versenden. Die jeweiligen Pflichtangaben dürfen natürlich bei allen Übermittlungsformen nicht fehlen. Rechnungen musst du im Übrigen nicht signieren, bzw. unterschreiben. Die Rechnungssignatur ist bereits seit 2011 keine Pflicht mehr, wobei manche Unternehmen immer noch darauf bestehen.

 

Tipp:

Mit einem Rechnungsprogramm wie sevDesk erfolgt die Übermittlung von deinen Rechnungen ganz einfach per Mausklick.

 

Bei elektronischen Rechnungen kannst du daher auch elektronische Signaturen verwenden. Inzwischen verzichtet man jedoch weitläufig darauf, was den Vorteil hat, dass Rechnungen schnell übermittelt werden können und das Unternehmen Zeit und Papier spart.

Muss ich Rechnungen immer aufbewahren?

Rechnungen musst du – egal in welcher Form – für 10 Jahre aufbewahren, bzw. speichern. Dies gilt natürlich nur für das Unternehmen, welches die Rechnung gestellt hat. Der Rechnungsempfänger (Privatkunde) hat diese Pflicht nicht. Bei Rechnungen in Papierform müssen zusätzlich Kopien angefertigt werden, wobei du auch sie 10 Jahre aufbewahren musst. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beginnt immer am 31.12 des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Somit endet sie auch wieder mit dem 31.12 nach Ablauf der zehn Jahre.

Beispiel: Rechnungsstellung am 06.05.2008 = Aufbewahrungspflicht bis 31.12.2018.

Muss ich eine Quittung ausstellen?

Wer eine Rechnung bezahlt, der bekommt dafür eine Quittung, als Beleg für die entrichtete Zahlung. So zumindest ist es bekannt, wenn eine Forderung erloschen ist. Sinnvoll ist dies vor allem bei Barzahlungen. Weniger notwendig wird die Quittung jedoch, wenn die Zahlung per Überweisung erfolgt. Dann stellt der Kontoauszug den Zahlungsbeleg dar und ersetzt die Quittung. Bei Quittungen zählen im Übrigen die gleichen gesetzlichen Vorgaben, wie bei der Kleinbetragsrechnung. Der zahlende Kunde hat aber natürlich das Recht auf Ausstellung einer Quittung, egal welche Zahlungsform er gewählt hat.

Rechnungsbetrag falsch – was jetzt?

Schreibfehler, falsch berechnete Rechnungsbeträge, Ungenauigkeiten oder fehlerhafte Angaben – in einem Unternehmen kann dies immer mal vorkommen. In der Regel ist eine Korrektur der Rechnung seitens des Ausstellers möglich. Der Kunde hat ebenso das Recht auf eine neue und korrigierte Rechnung.

Bei Tippfehlern, beispielsweise in der Anschrift des Empfängers, musst du die Rechnung nicht berichtigen, sofern die Sinnhaftigkeit nicht verzerrt wird.

Bei falschen Rechnungsbeträgen sollten hingegen sehr wohl Korrekturen erfolgen. Das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer kann dabei gleichbleiben, während lediglich die falschen Zahlen korrigiert werden.

Innerhalb der Verjährungsfrist ist es ebenso möglich, einen vergessenen Rechnungsposten nachträglich zu berechnen. Hier kann die Zahlung durch eine weitere Rechnung eingefordert werden, zu empfehlen ist jedoch die Rücksprache mit dem Kunden mit der Bitte um Kulanz. Der Rechnungsempfänger darf sich auf seinen Vertrauensschutz berufen und auf die Rechtmäßigkeit der Rechnung vertrauen. Hat der Kunde einen falschen Betrag überwiesen, so kann die Rechnung storniert werden, um eine gesonderte Rechnung auszustellen.

Generell gilt jedoch: Keine Panik! Fehler können passieren und in der Regel zeigen die meisten Kunden dafür Verständnis. Lediglich für die unternehmensinterne Buchhaltung wird es dann kompliziert, wenn falsche Rechnungen bereits verbucht wurden.