In diesem Beitrag erfährst du mehr über das Outsourcing und seine verschiedenen Formen. Auch die richtige Vorgehensweise beim Outsourcing ist für Unternehmen ein wichtiges Thema, weshalb wir dir zeigen, wie ein möglicher Ablauf dieses Vorganges aussehen könnte. Darüber hinaus geben wir dir einen Überblick über die möglichen Gründe für die Auslagerung von Vorgängen und zu den Vor- und Nachteilen, die ein solches Outsourcing mit sich bringen kann.
Die Definition für den Begriff Outsourcing setzt sich aus drei englischen Begriffen zusammen: Outside, resource und using und beschreibt eine Unternehmensstrategie, bei der von einem Unternehmen einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder sogar komplette Geschäftsprozesse ausgelagert werden an Drittunternehmen. Das bedeutet, dass die Dienstleistungen, die bisher selbst erbracht wurden, nur noch von einem Dienstleister, der darauf spezialisiert ist, bezogen werden. Allerdings werden nur Sekundärfunktionen, also Aufgaben, die das Unternehmen für die Verrichtung seiner Haupttätigkeit benötigt ausgelagert. Kernkompetenzen sollte man tunlichst nicht auslagern.
Die häufigste Form der Auslagerung von Unternehmensfunktionen ist das IT-Outsourcing, bei dem das Unternehmen seine komplette IT-Infrastruktur an einen externen IT-Anbieter auslagert und diese nicht mehr selbst betreibt. In der Regel tritt der externe Anbieter dabei als externer Partner in Erscheinung. Der Gegenstand sowie die Dauer der Leistungserbringung ist durch einen dementsprechenden Vertrag geregelt. Häufig werden SLAs (Service Level Agreements) vereinbart, die das Vertragsverhältnis im Hinblick auf Reaktionszeiten und Qualität des Service detailliert steuern.
Aber auch in anderen Branchen als der IT-Branche ist das Outsourcing anzutreffen. So unterhalten viele kleine Unternehmen keine eigene Lohnbuchhaltung mehr, sondern lassen diese von einem externen Unternehmen durchführen. Das senkt die Kosten für die Personalverwaltung. Auch die Personalrekrutierung wird immer mehr durch externe Dienstleister übernommen. Die Expertise im eigenen Haus aufzubauen ist für viele Unternehmen schlicht zu teuer.
Im Grunde ist Outsourcing nichts anderes, als die Auslagerung einzelner Unternehmensprozesse zu einem externen Dienstleister. Dieser übernimmt dann im Auftrag des Unternehmens beispielsweise die Lohnbuchhaltung, den Kundenservice oder die Produktfertigung und wird dafür vom Unternehmen für seine Dienstleistungen bezahlt. Die Gründe für ein solches Vorgehen sind vielfältig und dienen meist der Ressourcen- und Kosteneinsparung, einer schnelleren Reaktion auf Markveränderungen oder auch einer verbesserten Qualität der Produkte. Das Outsourcing wird stets zwischen dem beauftragenden Unternehmen und dem externen Dienstleister vertraglich geregelt.
Wie bereits erwähnt, kannst du als Unternehmer ganz verschiedene Bereiche outsourcen. Das funktioniert mit einzelnen Teilbereichen ebenso, wie mit übergeordneten Tätigkeitsfeldern wie etwa:
Bereiche, die ein Unternehmen unter keinen Umständen aus der Hand geben und outsourcen sollte, sind sogenannte Kerntechnologien und Schlüsselkompetenzen. Durch ihre Auslagerung würde sich ein Unternehmen in zu großem Maße vom externen Dienstleister abhängig machen und wäre eventuell nicht mehr in der Lage, wichtige Entscheidungen vollständig unabhängig zu treffen.
Ein einfacherer Weg, damit du deine Buchhaltung nicht outsourcen musst, ist die Automatisierung deiner Buchhaltung. So kannst du Prozesse vereinfachen, Fehler vermeiden, Ressourcen besser verteilen und Abläufe effizienter gestalten.
Ein großer Vorteil beim Outsourcing liegt darin, dass ein Unternehmen seine Marktposition verbessern kann. Das Unternehmen ist durch das Outsourcing in der Lage, sich voll und ganz auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren, wodurch sich nicht nur Kostenvorteile ergeben. Auch kann das Unternehmen rascher auf Marktveränderungen reagieren, Trends frühzeitiger wahrnehmen und den Verbrauchern so vor den Mitbewerbern entsprechende Produkte anbieten.
Dies gelingt vor allem durch eine optimierte Planung im Bereich der Materialwirtschaft. Um eine solche zu gewährleisten, muss das Unternehmen entsprechende Konzepte für die Logistik und Produktion besitzen, welche den externen Dienstleister mit in die Wertschöpfungskette integrieren. Die Inanspruchnahme spezialisierter Dienstleister zahlt sich beispielsweise im Bereich der Produktion durch reduzierte Kosten sowie eine Optimierung der Qualität aus.
Wichtigste Grundlage für ein modernes Outsourcing ist die effiziente Ressourcenplanung. Diese muss im Unternehmen beginnen und nicht erst mit der Beauftragung eines externen Partners. Viele Unternehmen nutzen dafür sogenannte Enterprise Resource Planning Tools (ERP), welche die Bereiche Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft sowie Lohnabrechnung abdecken. Die ERP-Software ist dann sozusagen das organisatorische Rückgrat des Unternehmens, das Outsourcing baut dann auf diesem auf.
Als Grundlage für jede Outsourcing-Entscheidung sollte eine vorher durchgeführte Wirtschaftlichkeitsrechnung dienen. Mit einer solchen lässt sich frühzeitig ermitteln, ob ein Outsourcing-Vorhaben dem Unternehmen eher nutzen oder schaden würde. Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung ist ein komplexer Vorgang, weil neben den Kosten für Dienstleistungen auch anfallende Kosten für die Beendigung eines Projekts mit einbezogen werden müssen.
Outsourcing ist nach Expertenmeinung beispielsweise sinnvoll, wenn in einem Unternehmen Umstrukturierungen anstehen, deren Ziel es ist, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und sich flexibler aufzustellen. Daher werden alle kostenintensiven und nicht vom Unternehmen selbst effizient ausführbaren Aufgaben an entsprechende Dienstleistungsunternehmen abgegeben. Outsourcing kann zudem für schnell wachsende Unternehmen sinnvoll sein. Durch das Outsourcing umgehen sie den oft sehr zeitaufwendigen Aufbau eigener, unternehmensinterner Prozesse.
Wie bereits erörtert handelt es sich dem Outsourcing um eine Auslagerung, in deren Rahmen Aufgaben, Prozesse oder Strukturen an andere Unternehmen abgegeben werden, die bisher im eigenen Unternehmen ausgeführt wurden. Die Gründe für das Outsourcing sind vielfältig:
Zudem kann zwischen dem unternehmensinternen und dem unternehmensexternen Outsourcing unterschieden werden. Die unternehmensinterne Auslagerung kann beispielsweise wie folgt aussehen: Die Aufgabe wird an ein Tochterunternehmen abgegeben, es wird ein neues Unternehmen gegründet für die Aufgabe oder die Aufgabe wird von Leiharbeitern ausgeführt.
Beim unternehmensexternen Outsourcing wird die Aufgabe an ein fremdes Unternehmen abgegeben, das nichts mit dem eigenen zu tun hat. Das kann geschehen im Zusammenhang mit einem regionalen Unternehmen oder aber in ein Land mit einem niedrigeren Durchschnittslohn wie beispielsweise Indien oder China.
Hinweis: Es gibt im Bereich der Geldinstitute die von der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (European Banking Authority) veröffentlichten Guidelines für ein EBA Outsourcing.
Beim Outtasking übergibt ein Unternehmen ganz bestimmte und begrenzte Aufgabenbereiche an ein externes Dienstleistungsunternehmen ab. Der jeweils übergeordnete Geschäftsprozess liegt dagegen weiterhin in der Verantwortung des outsourcenden Unternehmens. Im Gegensatz zum IT-Outsourcing, bei dem sehr oft die große Abhängigkeit des beauftragenden Unternehmens vom externen Dienstleister kritisiert wird, ist diese Abhängigkeit beim Outtasking wesentlich geringer, da viele Aufgaben weiterhin unternehmensintern erledigt werden.
Mit dem Begriff Offshoring wird die Verlagerung von Aufgaben ins Ausland bezeichnet. Es findet also eine geographische Verlagerung statt. Beim klassischen Outsourcing hingegen kommt es zu einer organisatorischen Verlagerung. Obwohl grundsätzlich kein Zusammenhang zwischen diesen beiden Arten der Umstrukturierung bestehen muss, beinhalten Offshoring-Maßnahmen sehr häufig auch ein Outsourcing. Wie beim Outsourcing auch, ist das oberste Ziel bei der Auslagerung in andere Staaten ebenfalls die Einsparung von Kosten. Eine solche Kostenreduzierung erreicht das Offshoring durch die Verlagerung in Länder, die ein deutlich niedrigeres Lohnniveau haben, als das Herkunftsland des Unternehmens.
Mit dem Offshoring sind einige Risiken verbunden, die sowohl strategischer, als auch operativer Natur sein können. Aufgrund der geographischen Entfernung zwischen Unternehmen und externem Dienstleister können Schwierigkeiten in verschiedenen Bereichen auftauchen:
Nachteile können dem Unternehmen auch dadurch entstehen, dass es durch die räumliche Entfernung einen Teil seiner Flexibilität einbüßt, die es eigentlich benötigt, um auf marktrelevante Veränderungen zu reagieren. Vorgänge werden ja oft in nicht unwesentlichem Maße von ortsabhängigen Faktoren beeinflusst, die dann aufgrund der Entfernung zu verspäteten Reaktionen führen können. Beim Offshoring werden Tätigkeiten von weit entfernten, häufig unbekannten Personen erledigt, was zu einer Veränderung beim Betriebsklima führen kann.
Wie man ein Outsourcingvorhaben angeht, unterscheidet sich sicher von Unternehmen zu Unternehmen. Dennoch gibt es erprobte Vorgehensweisen (so genannte Best Practices), die man sich zunutze machen kann.
Falls du in deinem Unternehmen für Outsourcing-Maßnahmen ins Ausland verantwortlich bist, etwa für die Auslagerung von Logistik, der Buchhaltung oder von Personal, dann gilt es, verschiedene Aspekte im Auge zu behalten. Zunächst ist es notwendig, einen passenden Anbieter im Ausland zu finden, der in der Lage ist, die Vorgaben deines Unternehmens zu erfüllen.
Zudem muss der entsprechende Dienstleister selbst über die notwendigen Ressourcen verfügen, um die von deinem Unternehmen geforderten Arbeiten zu erledigen. Geht es um ein Outsourcing von Personal, bist du als Verantwortlicher darauf angewiesen, Mitarbeiter zu finden, die bereit sind, für das Unternehmen in ein entferntes, fremdes Land zu gehen. Von Vorteil ist es bei der Auswahl geeigneter Kandidaten, wenn sie die entsprechende Landessprache oder zumindest fließend Englisch sprechen.
Es existieren drei beliebte Ausgliederungs-Länder in Asien: Malaysia, China und Indien. Doch auch im europäischen Nachbargebiet können lohnenswerte Outsourcing-Projekte durchgeführt werden. So ist beispielsweise in Irland eine große Infrastruktur aufgebaut worden, die Branchenriesen wie Apple bereitwillig in Anspruch nehmen. In Rumänien hingegen sind einfache Tätigkeiten, die keine große Komplexität mitbringen, gut aufgehoben.
Kommen wir zu den Pro und Contras des Auslagerns von Unternehmensfunktionen. In der folgenden Übersicht haben wir versucht, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen.
Der wesentlichste Nachteil ist die einhergehende Abhängigkeit zum Dienstleister beim Outsourcingvorgang. Sollte der Dienstleister in wirtschaftliche oder qualitative Schwierigkeiten kommen, dann kann das Folgekosten für das eigene Unternehmen bedeuten. Außerdem kann man manche Business-Funktion nicht so einfach wieder in Bereichen des eigenen Unternehmens eingliedern. Firmen, die beispielsweise ihre SAP-Entwicklung komplett ausgegliedert haben, bereuen dies meist zutiefst. Schließlich ist so das Know-How um die eigenen Geschäftsprozesse “weg”. Um diesen Prozess umzukehren, muss erst wieder eine schlagkräftige Mannschaft aufgebaut werden. Das ist teuer und zeitaufwändig.
Des Weiteren gibt es noch folgende Nachteile bei einer Auslagerung:
Bevor zum Outsourcing gegriffen wird, sollte die Entscheidung stets genau analysiert werden und vor allem zukunftsorientiert getroffen werden. So sollten Funktionen, mit denen sich ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen abhebt, niemals ausgelagert werden.
In einer tabellarischen Auflistung lassen sich die Vor- und Nachteile von Outsourcing am leichtesten darstellen.
Outsourcing (Vorteile) | Outsourcing (Nachteile) |
---|---|
Senkung der Kosten | Steigerung des Kommunikationsbedarfs |
Steigerung der Qualität | Kontrollverlust für das Unternehmen |
Zeitaufwand sinkt | Erhöhung der Abhängigkeit vom Dienstleister |
Effektivitätssteigerung durch Konzentration auf Kernbereiche | Weniger Weiterbildungen für Mitarbeiter des Unternehmens |
Steigerung der Flexibilität | Sinkende Mitarbeiterzahl (durch Kündigungen) |
Reduzierung von Risiken | Schlechteres Betriebsklima durch Konkurrenzdenken |
Wachstum wird beschleunigt | Mögliche Einbußen beim Datenschutz (durch Einblicke des externen Dienstleisters) |
Inwieweit ein Outsourcing für Mitarbeiter von Bedeutung ist, ist hauptsächlich von der Art der Auslagerung abhängig. Es stellt sich also die Frage, ob es sich um ein unternehmensinternes Outsourcing handelt oder um eine unternehmensexterne Auslagerung. Die Besonderheit der unternehmensinternen Variante liegt ja darin, dass bisher innerhalb des Unternehmens erledigte Aufgaben z.B. zu einem Tochterunternehmen ausgelagert werden. Im Zuge einer unternehmensexternen Auslagerung werden die Aufgaben hingegen an ein fremdes Unternehmen abgegeben. Ist letzteres der Fall, besteht für Mitarbeiter die Gefahr, dass sie von einer betriebsbedingten Kündigung betroffen sein könnten, weil die bisher von ihnen wahrgenommenen Aufgaben wegfallen.
Ein solches Szenario könnte entstehen, wenn sich ein Unternehmen entschließt, seine Produktion in ein anderes Land mit geringerem Lohnniveau zu verlagern. Für Mitarbeiter können beide Varianten aber auch zu einer Entlastung führen. Dies ist etwa dann denkbar, wenn sie sich aufgrund einer Outsourcing-Maßnahme die Möglichkeit haben, sich wieder auf ihre Kernaufgabe zu konzentrieren. Für Mitarbeiter ergeben sich vor allem dann positive Effekte durch das Outsourcing, wenn das Unternehmen eine effiziente Ressourcenplanung praktiziert.
Ein Beispiel hierfür ist die bereits erwähnte, von einem externen Dienstleister bereitgestellte und betreute ERP-Software. Mit ihrer Hilfe lassen sich wichtige Bereiche automatisieren, was zu Zeitersparnis führt, weil Mitarbeiter deutlich seltener mit wiederkehrenden Routineaufgaben befasst sind. Der Erfolg ist für die Mitarbeiter zeitnah erkennbar, die Folge ist eine höhere Motivation. Unabhängig davon, welche Outsourcing-Maßnahmen vom Unternehmen geplant sind, sollte stets auf eine gute Kommunikation geachtet werden. Das Unternehmen sollte Maßnahmen gegenüber den Mitarbeitern im Rahmen eines Veränderungsmanagements möglichst transparent machen und für eine umfassende und offene Kommunikation sorgen. Auf diese Weise entstehen keine Gerüchte und das bisher gute Betriebsklima bleibt bestehen.
Bist du mit der Durchführung von Outsourcing-Projekten betraut, ist es wichtig, dass du bestimmte Fehler vermeidest, die nachhaltigen Schaden anrichten und deinem Unternehmen auch finanziellen Schaden zufügen können. Folgende Fehler gilt es beim Outsourcing zu vermeiden:
Outsourcing ist ein komplexer Prozess mit verschiedenen Beteiligten. Um die Bedürfnisse deines Unternehmens einerseits und die Konditionen des Dienstleisters andererseits miteinander zu verbinden und eine stabile und fruchtbare Kooperation zu schaffen, musst du mögliche Fehlerquellen frühzeitig erkennen und beseitigen. Letztlich müssen dein Unternehmen und das von ihm ausgesuchte externe Dienstleistungsunternehmen miteinander harmonieren. Nur wenn jede Seite weiß, welche Aufgaben abgegeben werden und wer welche Kompetenzen besitzt, wird sich die Zusammenarbeit unkompliziert gestalten.
Die als Outsourcing bezeichnete Auslagerung von einzelnen Aufgaben, kleineren Bereichen oder ganzen Unternehmensteilen an ein externes Dienstleistungsunternehmen soll das beauftragende Unternehmen in erster Linie konkurrenzfähig halten. Darüber hinaus wird Outsourcing als Instrument eingesetzt, durch das Kosten eingespart und personelle Ressourcen frei werden, um sich wieder stärker auf die Kernaufgaben zu konzentrieren.
Ein Unternehmen kann ganz verschiedene Bereiche outsourcen. Daher gibt es unterschiedliche Formen von Auslagerung, die unterschiedliche Bezeichnungen tragen. Eine besondere Form ist das sogenannte Offshoring, also die Auslagerung von Aufgaben ins Ausland. Mit dieser Form des Outsourcings können Probleme einhergehen, die vor allem der Entfernung sowie den Bedingungen im Zielland geschuldet sind.
Bevor eine Outsourcing-Maßnahme tatsächlich umgesetzt wird, müssen zunächst die Kompetenzen innerhalb des Unternehmens geklärt und ein Team mit weitreichenden Befugnissen eingesetzt werden. Von diesem wird das gesamte Projekt, von der Analyse des Ist-Zustandes bis zur Phase der Umsetzung gesteuert, ein Zeitplan erstellt, das Projektmanagement weiterführt und für eine fortlaufende Qualitätskontrolle gesorgt.
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