Immer wenn du an Kunden eine Rechnung stellst, fakturierst du eine Leistung oder ein Produkt. Diese Rechnungslegung an den Kunden wird Fakturierung genannt. Die dabei ausgestellte Rechnung, beziehungsweise Faktura, stellt für jeden in der Buchhaltung zu erfassenden Geschäftsvorfall die Basis dar.
Je nachdem wann du die Rechnung erstellst, wird unterschieden in:
Gemäß §14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG bist du als Unternehmer, der eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt, verpflichtet nach Ausführung deiner Leistung eine Rechnung auszustellen. Dafür hast du 6 Monate Zeit. Auch für abgerechnete steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen, wie z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen und/oder Ausfuhrlieferungen besteht diese Verpflichtung. Nicht verpflichtet bist du, wenn der abgerechnete Umsatz nach § 4 Nr. 8–28 UStG steuerfrei ist. Das betrifft z.B. Leistungen aus Heilberufen.
Bei einem Verkauf an einen privaten Endverbraucher besteht eine derartige Verpflichtung nicht (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 Satz 1 UStG). Demgemäß musst als Unternehmer einem privaten Kunden keine Rechnung ausstellen. Du kannst es allerdings, falls der Kunde es wünscht. Das ist beispielsweise beim Onlineverkauf an Privatpersonen oft ein Streitpunkt. Die privaten Kunden haben hierzu keinen Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung für die im Onlineshop erworbenen Waren. Laut § 368 BGB haben Privatkunden nur einen Anspruch auf Erteilung einer Quittung, die ihnen bescheinigt, dass sie den von dir geforderten Betrag gezahlt haben.
Der Gesetzgeber hat auch hier eigene Vorstellungen, die du besser erfüllen solltest. Du machst dir damit dein Leben als Unternehmer nicht nur einfacher, sondern ersparst dir auch viel Ärger mit dem Finanzamt und deinen Kunden.
Wenn du dich mit der Formulierung deiner Rechnung von der breiten Masse des Unternehmertums abheben willst, damit deine Kunden dich im Gedächtnis behalten, kannst du zum Beispiel folgende Formulierungen für die Berechnung der Leistung oder Lieferung wählen:
Perfekt bist du, wenn du dich, quasi als Einstieg, erst einmal bei deinem Kunden für den Auftrag oder die Bestellung bedankst. Du fällst dann nicht sofort mit der Tür ins Haus und die geforderte Rechnungssumme ist leichter verdaubar. Hierfür eignen sich folgende Formulierungen:
Für jeden Unternehmer sind die Pflichtangaben auf einer Faktura bindend. Eine gültige Rechnung, die das Finanzamt akzeptieren soll, muss folgende Pflichtangaben enthalten:
Damit du keine Rechnungsangaben vergisst, kannst du diese Checkliste gern verwenden.
Über einem Rechnungsbetrag von 250 € brutto sind die vorstehenden Pflichtangaben gültig. Liegt der Rechnungsbetrag darunter, handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen, für die Erleichterungen gelten.
Für Kleinbetragsrechnungen sind folgende Pflichtangaben notwendig:
Dein Finanzamt wird im Rahmen des Vorsteuerabzugs lediglich Rechnungen akzeptieren, die mit einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer versehen sind. Die fortlaufende Rechnungsnummer soll darüber hinaus sicherstellen, dass jede von dir ausgestellte Rechnung einmalig ist und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar zugeordnet werden kann. Das spielt im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt eine große Rolle. Versäumst du es als Unternehmer, eine ausgestellte Rechnung mit einer Rechnungsnummer zu versehen, kann der Betriebsprüfer die sachliche Richtigkeit der Buchführung infrage stellen.
Die üblichen Pflichtangaben für nationale Rechnungen gelten auch für ausländische Rechnungen. Darüber hinaus gelten folgende Regelungen:
Du hast unterschiedliche Rechnungsarten zur Auswahl:
Du glaubst vielleicht, dass du fein raus bist, denn du bist Kleinunternehmer und berechnest sowieso keine Umsatzsteuer. Doch die Rechnungslegungsvorschriften gelten auch für dich. Nur die Angaben zum Steuerausweis entfallen.
Deine Checkliste sieht wie folgt aus:
Du bist nicht verpflichtet darauf hinzuweisen, dass du Kleinunternehmer bist. Jedoch ist es zu empfehlen. Die Formulierung sollte so gestaltet sein:
Für alle Rechnungen gelten Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.
Da du sicher mit Microsoft-Office-Produkten arbeitest, könntest du deine Faktura mit Word oder Excel erstellen. Damit das Erstellen schneller und einfacher erfolgt, gibt es Rechnungsvorlagen, die du verwenden kannst.
Rechnungen, die mit Word oder Excel geschrieben worden sind, sind nicht GoBD-konform! Das kann verheerende Auswirkungen für dich und dein Unternehmen haben.
Zudem musst du eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation vorweisen können. Ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Sollte es doch nötig sein, muss jede Veränderung dokumentiert werden, damit sie der Betriebsprüfer nachvollziehen kann. Rechnungen in Word und Excel scheitern bereits daran, unveränderbar zu sein. Für deine elektronische Buchhaltung solltest du daher andere Möglichkeiten nutzen. Eine Alternative können Papierbelege sein. Ziehst du lieber eine professionelle Fakturierungssoftware vor, wirst du ein breites Angebot finden. Vergleiche aber auf jeden Fall den Funktionsumfang der einzelnen Softwareanbieter.
Du glaubst vielleicht, du kannst Steuern und Zölle sparen, wenn du einen zu geringen Preis auf deinen Rechnungen ausweist oder ein wenig mit der Menge spielst. Lass das allerdings lieber sein, denn es lohnt sich nicht. Der Fiskus und der Zoll haben aufgerüstet. Die kennen den Trick schon.
Ein kleiner Tippfehler und schon ist es passiert. Du hast eine falsche Rechnung ausgestellt. Du kannst diesen Fehler mit dem Ausstellen einer Storno-Rechnung und der Neuausstellung der Rechnung beheben. Auch die falsche Rechnung und die Storno-Rechnung musst du aufheben. Du erinnerst dich sicher, die Sache mit der fortlaufenden Rechnungsnummer. Wodurch du am Ende dann drei Rechnungen für einen Geschäftsvorfall hast.
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