Fakturierung

Immer wenn du an Kunden eine Rechnung stellst, fakturierst du eine Leistung oder ein Produkt. Diese Rechnungslegung an den Kunden wird Fakturierung genannt. Die dabei ausgestellte Rechnung, beziehungsweise Faktura, stellt für jeden in der Buchhaltung zu erfassenden Geschäftsvorfall die Basis dar.

Vorfakturierung und Nachfakturierung

Je nachdem wann du die Rechnung erstellst, wird unterschieden in:

• Vorfakturierung: Die Fakturierung erfolgt noch vor der Zusammenstellung der Lieferung an den Kunden. Ein jederzeit ausreichend hoher Lagerbestand ist dafür jedoch unabdingbar.
• Nachfakturierung: Hierbei erfolgt die Rechnungserstellung nach der Zusammenstellung der vom Kunden bestellten Ware. Die Faktura wird entweder der Lieferung beigelegt oder nachträglich an den Kunden gesendet.

Pflicht zur Rechnungsstellung: Warum geht es nicht ohne Fakturierung?

Gemäß §14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG bist du als Unternehmer, der eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt, verpflichtet nach Ausführung deiner Leistung eine Rechnung auszustellen. Dafür hast du 6 Monate Zeit. Auch für abgerechnete steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen, wie z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen und/oder Ausfuhrlieferungen besteht diese Verpflichtung. Nicht verpflichtet bist du, wenn der abgerechnete Umsatz nach § 4 Nr. 8–28 UStG steuerfrei ist. Das betrifft z.B. Leistungen aus Heilberufen.

Bei einem Verkauf an einen privaten Endverbraucher besteht eine derartige Verpflichtung nicht (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 Satz 1 UStG). Demgemäß musst als Unternehmer einem privaten Kunden keine Rechnung ausstellen. Du kannst es allerdings, falls der Kunde es wünscht. Das ist beispielsweise beim Onlineverkauf an Privatpersonen oft ein Streitpunkt. Die privaten Kunden haben hierzu keinen Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung für die im Onlineshop erworbenen Waren. Laut § 368 BGB haben Privatkunden nur einen Anspruch auf Erteilung einer Quittung, die ihnen bescheinigt, dass sie den von dir geforderten Betrag gezahlt haben.

Wie schreibst du deine Faktura?

Der Gesetzgeber hat auch hier eigene Vorstellungen, die du besser erfüllen solltest. Du machst dir damit dein Leben als Unternehmer nicht nur einfacher, sondern ersparst dir auch viel Ärger mit dem Finanzamt und deinen Kunden.
Wenn du dich mit der Formulierung deiner Rechnung von der breiten Masse des Unternehmertums abheben willst, damit deine Kunden dich im Gedächtnis behalten, kannst du zum Beispiel folgende Formulierungen für die Berechnung der Leistung oder Lieferung wählen:

• Für Arbeiten und Material stellen wir Ihnen folgende Summe in Rechnung: …
• Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen folgende Lieferungen und Leistungen: …
• Schön, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben! Der Auftrag ist jetzt erledigt und dafür berechnen wir: …

Perfekt bist du, wenn du dich, quasi als Einstieg, erst einmal bei deinem Kunden für den Auftrag oder die Bestellung bedankst. Du fällst dann nicht sofort mit der Tür ins Haus und die geforderte Rechnungssumme ist leichter verdaubar. Hierfür eignen sich folgende Formulierungen:

• Vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir haben gern für Sie gearbeitet./Wir haben gern geliefert.
• Ihr neues Logo ist aussagekräftig und passt genau zu den Leistungen, die Sie anbieten. Viel Erfolg damit!
• Wenn Sie mit der Zusammenarbeit ebenso zufrieden waren wie wir, empfehlen Sie uns doch weiter!

Pflichtangaben einer Faktura

• den Namen und die Anschrift deines Unternehmens
• den Namen und die Anschrift deines Kunden
• die Steuernummer oder die UID-Nummer deines Unternehmens
• das Datum der Ausstellung der Rechnung
• eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
• die Menge und die Art der gelieferten Produkte und/oder der sonstigen Leistungen
• den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• den Nettobetrag, die darauf entfallende Umsatzsteuer, den Steuersatz und der sich daraus ergebende Bruttobetrag
• statt dem Steuersatz den Hinweis auf die Steuerbefreiung

Damit du keine Rechnungsangaben vergisst, kannst du diese Checkliste gern verwenden.

Über einem Rechnungsbetrag von 250 € brutto sind die vorstehenden Pflichtangaben gültig. Liegt der Rechnungsbetrag darunter, handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen, für die Erleichterungen gelten.

Für Kleinbetragsrechnungen sind folgende Pflichtangaben notwendig:

• den Namen und die Anschrift deines Unternehmens
• der Tag der Rechnungsausstellung
• die Menge und die Art der gelieferten Produkte und/oder der sonstigen Leistungen
• den Nettobetrag, die darauf entfallende Umsatzsteuer, den Steuersatz und der sich daraus ergebende Bruttobetrag
• statt dem Steuersatz den Hinweis auf die Steuerbefreiung

Dein Finanzamt wird im Rahmen des Vorsteuerabzugs lediglich Rechnungen akzeptieren, die mit einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer versehen sind. Die fortlaufende Rechnungsnummer soll darüber hinaus sicherstellen, dass jede von dir ausgestellte Rechnung einmalig ist und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar zugeordnet werden kann. Das spielt im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt eine große Rolle. Versäumst du es als Unternehmer, eine ausgestellte Rechnung mit einer Rechnungsnummer zu versehen, kann der Betriebsprüfer die sachliche Richtigkeit der Buchführung infrage stellen.

Und für Auslandsgeschäfte?

Die üblichen Pflichtangaben für nationale Rechnungen gelten auch für ausländische Rechnungen. Darüber hinaus gelten folgende Regelungen:

1.  Fakturierst du an Privatkunden oder Kleinunternehmer musst du die Umsatzsteuer mit dem entsprechenden deutschen Steuersatz ausweisen.
2. Ist dein Kunde Unternehmer innerhalb der EU muss die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden. Auf der Rechnung muss sowohl deine als auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden angegeben sein. Dein Kunde ist dann verpflichtet, die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug erhält er die Vorsteuer zurück. Dieser Prozess nennt sich Reverse Charge Verfahren. Ausnahmen gelten bei Telekommunikationsdienstleistungen. Du bist außerdem verpflichtet, auf der Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ zu vermerken.
3. Ist dein Kunde Unternehmer aus einem Drittland musst du die deutsche Umsatzsteuer nicht berechnen. Da die Faktura im Drittland steuerbar ist, muss die Rechnungslegung formal den Vorgaben des jeweiligen Landes entsprechen.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Du hast unterschiedliche Rechnungsarten zur Auswahl:

• Rechnung
• Teilrechnung
• Vorauszahlungsrechnung
• Abschlagsrechnung
• Anzahlungsrechnung
• Schlussrechnung
• Storno-Rechnung
• Gutschrift

Bist du Kleinunternehmer?

Du glaubst vielleicht, dass du fein raus bist, denn du bist Kleinunternehmer und berechnest sowieso keine Umsatzsteuer. Doch die Rechnungslegungsvorschriften gelten auch für dich. Nur die Angaben zum Steuerausweis entfallen.

Deine Checkliste sieht wie folgt aus:

• dein vollständiger Name und die Anschrift deines Unternehmens und deines Kunden
• deine Steuernummer oder so vorhanden deine Umsatzsteueridentifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum deiner Rechnung
• die fortlaufende Rechnungsnummer
• die Menge und die Bezeichnung der gelieferten Produkte und/oder der sonstigen Leistung
• der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
• den Betrag

Du bist nicht verpflichtet darauf hinzuweisen, dass du Kleinunternehmer bist. Jedoch ist es zu empfehlen. Die Formulierung sollte so gestaltet sein:

• „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“
• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“

Für alle Rechnungen gelten Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.

Faktura Vorlage

Da du sicher mit Microsoft-Office-Produkten arbeitest, könntest du deine Faktura mit Word oder Excel erstellen. Damit das Erstellen schneller und einfacher erfolgt, gibt es Rechnungsvorlagen, die du verwenden kannst.

Zudem musst du eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation vorweisen können. Ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Sollte es doch nötig sein, muss jede Veränderung dokumentiert werden, damit sie der Betriebsprüfer nachvollziehen kann. Rechnungen in Word und Excel scheitern bereits daran, unveränderbar zu sein. Für deine elektronische Buchhaltung solltest du daher andere Möglichkeiten nutzen. Eine Alternative können Papierbelege sein.  Ziehst du lieber eine professionelle Fakturierungssoftware vor, wirst du ein breites Angebot finden. Vergleiche aber auf jeden Fall den Funktionsumfang der einzelnen Softwareanbieter.

„Steuersparmodell“ Unterfakturierung

Du glaubst vielleicht, du kannst Steuern und Zölle sparen, wenn du einen zu geringen Preis auf deinen Rechnungen ausweist oder ein wenig mit der Menge spielst. Lass das allerdings lieber sein, denn es lohnt sich nicht. Der Fiskus und der Zoll haben aufgerüstet. Die kennen den Trick schon.

Ein Zahlendreher in der Rechnung und nun?

Ein kleiner Tippfehler und schon ist es passiert. Du hast eine falsche Rechnung ausgestellt. Du kannst diesen Fehler mit dem Ausstellen einer Storno-Rechnung und der Neuausstellung der Rechnung beheben. Auch die falsche Rechnung und die Storno-Rechnung musst du aufheben. Du erinnerst dich sicher, die Sache mit der fortlaufenden Rechnungsnummer. Wodurch du am Ende  dann drei Rechnungen für einen Geschäftsvorfall hast.