Aktive Rechnungsabgrenzung

Die Rechnungsabgrenzung ist im HGB geregelt und dementsprechend gibt es Posten der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung in nahezu jeder Bilanz. Wann sie entstehen, wie die Rechnungsabgrenzung funktioniert und welche Sonderfälle es gibt, zeigen wir dir in diesem Beitrag. Selbstverständlich informieren wir dich auch über die Verbuchung der Rechnungsabgrenzung und die entsprechenden Gegenbuchungen in die jeweilige Periode, sprich die Auflösung der Buchungssätze im Folgejahr.

Das erwartet dich heute

• Rechnungsabgrenzung – Funktion und Definition
• Aktive und passive Rechnungsabgrenzung
• Berechnung und Verbuchung
• Vorsteuerabzug bei aktiver Rechnungsabgrenzung
• Rückstellungen und sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen
• Sonderfälle: Zinsen und Disagio
• Fazit

Rechnungsabgrenzung – Funktion und Definition

Nicht bei allen Unternehmen sind die Wirtschaftsjahre bzw. die Periode des Unternehmens auch immer genau dem Kalenderjahr entsprechend. Wenn beispielsweise ein Unternehmen im Mai gegründet wurde, weicht das Wirtschaftsjahr dementsprechend vom Kalenderjahr ab. Es gibt ein sogenanntes „Rumpfjahr“, denn das Geschäftsjahr stellt kein volles Kalenderjahr dar.

Nun besteht allerdings der Grundsatz der „periodengerechten Buchung“. Das bedeutet, dass nur Aufwendungen und Erlöse berücksichtigt werden dürfen, die in das jeweils betrachtete Wirtschaftsjahr bzw. in die betrachtete Periode zuordenbar sind. Um genau dieses Dilemma zu lösen, gibt es die Rechnungsabgrenzungen. Sie ermöglichen somit gewissermaßen die korrekte Zuordnung & Abgrenzung von Aufwendungen und Erlösen, auch wenn Geschäftsjahre von Kalenderjahren abweichen.

Aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Bei den Rechnungsabgrenzungen werden zwei Formen unterschieden, nämlich aktive und passive Rechnungsabgrenzung. Die Unterscheidung dieser beiden Varianten ist einfach:

• Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung (kurz: aRAP) werden Beträge bezahlt, die nicht nur das jetzige Geschäftsjahr betrachten, sondern auch schon das nächste Geschäftsjahr. Das ist klassischerweise etwa der Fall, wenn eine Versicherung oder die Miete für ein Jahr im Voraus bezahlt wird. Ziel der Rechnungsabgrenzung ist es in diesem Fall festzustellen, welcher Teil des bezahlten Betrages auf das aktuelle Geschäftsjahr entfällt und welcher Teil auf das nächste Geschäftsjahr zu beziehen ist.
• Die passive Rechnungsabgrenzung ist genau das Gegenteil. Hier geht es um Situationen, in denen Kundinnen und Kunden bereits Zahlungen geleistet haben, die jedoch nicht nur das aktuelle Geschäftsjahr betreffen, sondern eigentlich erst nach dem Bilanzstichtag Erträge bringen. Ein typisches Beispiel ist hier, wenn eine Softwarelizenz gekauft wird, die ein Jahr gültig ist und somit ein Teil des Betrages erst später zuzurechnen ist.

Berechnung und Verbuchung

Die Berechnung jener Beträge, die auf ein anderes Jahr zuordenbar sind, ist einfach. Es muss schlichtweg anteilsmäßig ermittelt werden, welcher Teil des Betrages in welches Jahr gebucht werden muss. Anschließend erfolgt die Verbuchung des Geschäftsfalls.

Wenn beispielsweise eine Versicherungsprämie über € 1.000 bezahlt wurde, von der nur die Hälfte auf das aktuelle Geschäftsjahr entfällt, so erfolgt zuerst die normale Verbuchung mit dem gesamten Betrag:

Versicherungsbeiträge | Bank, € 1.000

Anschließend wird ermittelt, dass € 500 einem anderen Geschäftsjahr zurechenbar sind. Daher muss eine entsprechende Rechnungsabgrenzung erfolgen. Diese wird somit zugewiesen:

Aktive Rechnungsabgrenzung | Versicherungsbeiträge, € 500

Im nächsten Jahr wird dann dieser Buchungssatz wieder aufgelöst, indem eine Gegenbuchung erfolgt, also:

Versicherungsbeiträge | Aktive Rechnungsabgrenzung, € 500

Zu diesem Zeitpunkt ist der Geschäftsfall somit endgültig durch die Auflösung der aRAP abgeschlossen.

Vorsteuerabzug bei aktiver Rechnungsabgrenzung

Der Vorsteuerabzug erfolgt zu 100% in dem Jahr, in dem auch die Zahlung getätigt wird. Somit wird beim Steuerbetrag nichts aufgeteilt oder getrennt, sondern der Vorsteuerabzug kann sehr einfach erfolgen.

Rückstellungen und sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen

Gerade Rückstellungen sind in der Buchhaltung immer ein etwas heikles Thema. So auch hier in diesem Fall. Es muss genau unterschieden werden, ob es sich um eine Rückstellung, sonstige Verbindlichkeiten bzw. Forderungen oder um Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) handelt.

• Rückstellungen liegen vor, wenn die Leistung im aktuellen Jahr erbracht wird, aber der Aufwand noch nicht bekannt ist und auch dementsprechend noch keine Zahlungen geflossen sind.
• Bei sonstigen Verbindlichkeiten und Forderungen ist die Höhe des Betrags bereits bekannt, aber es sind noch keine Zahlungen geflossen, etwa weil ein entsprechend langes Zahlungsziel vorliegt.
• Hingegen müsste bei einer aktiven Rechnungsabgrenzung die Zahlung bereits geflossen sein, jedoch ein Teil davon dem nächsten Geschäftsjahr zurechenbar sein.

Sonderfälle: Zinsen und Disagio

Ein Sonderfall liegt vor, wenn beispielsweise ein Kredit aufgenommen wird. Das Darlehen beläuft sich auf 100.000 Euro, jedoch gibt es ein Disagio über 2.000 Euro – es werden also nur 98.000 Euro ausbezahlt.

In der Buchhaltung besteht nun die Option, diese 2.000 Euro als Zinsaufwand zu verbuchen. Die Alternative ist, dass auch hier mit einer Rechnungsabgrenzung gearbeitet wird. In diesem Fall werden also 2.000 Euro zur aktiven Rechnungsabgrenzung gebucht und dann wird Jahr für Jahr der jeweilige Anteil, bei einer Kreditlaufzeit von 10 Jahren beispielsweise dann ein Zehntel, also 200 Euro, aufgelöst. Die jährliche Gegenbuchung lautet somit dann immer:

Zinsaufwand | aktive Rechnungsabgrenzung, € 200

Durch diese Vorgehensweise werden die 2.000 Euro Disagio korrekt über die gesamte Kreditlaufzeit in der Buchhaltung abgebildet und Jahr für Jahr anteilsmäßig aufgelöst.

Fazit zur aktiven Rechnungsabgrenzung

Die Rechnungsabgrenzung, die im HGB entsprechend vorgeschrieben ist, stellt sicher, dass alle Werte in den korrekten Perioden zugeordnet sind. Wichtig ist vor allem die Unterscheidung zwischen aktiver Rechnungsabgrenzung und einer Rückstellung. Wenn eine aktive Rechnungsabgrenzung erfolgt, muss der korrekte Betrag ermittelt werden und im Folgejahr die nötige Gegenbuchung geschehen, um die Position wieder aufzulösen.

Der Vorteil der aktiven Rechnungsabgrenzung ist, dass es sich oftmals um Positionen handelt, die immer wieder anfallen, wie etwa Versicherungen. So kannst du bereits bei der Auflösung der Position prüfen, ob vielleicht eine entsprechend neue Buchung auch in diesem Geschäftsjahr wieder nötig sein wird.