sevDesk Steuerberaterblog

Themen am Puls der Zeit

Die Digitalisierung in der Steuerberatung – Hype oder Notwendigkeit?

Unabhängig davon, ob Sie bereits seit Jahren erfolgreich eine Steuerkanzlei führen oder noch am Anfang Ihrer Beraterkarriere stehen, die Digitalisierung im Steuerberaterberuf ist an Ihnen nicht spurlos vorbeigegangen. Dass sich ein mancher in der digitalen Welt besser zurechtfindet als ein anderer, ist dabei nicht groß verwunderlich. Spannend wird es erst dann, wenn es um die unterschiedlichen Einschätzungen zur Relevanz des Digitalisierungstrends geht.

Bereits seit vielen Jahren ist die Digitalisierung in nahezu allen Berufszweigen auf dem Vormarsch. Auch in der Steuerberatung werden Kanzleiprozesse zunehmend digitalisiert und automatisiert. So werden z.B. Belege gescannt und für die elektronische Datenverarbeitung zur Verfügung gestellt.

Digitalisierung Steuerberater

Welche Chancen und Herausforderungen die Digitalisierung in der Steuerberatung mit sich bringt und inwiefern man bei der Thematik von einem Hype oder einer Notwendigkeit sprechen kann, haben wir für Sie zusammengefasst.

Das erwartet Sie:

  • Veränderungen in der Steuerberatung durch die Digitalisierung
  • Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten
  • Zukunft der digitalen Kanzlei

Veränderungen in der Steuerberatung durch die Digitalisierung

In Gesprächen mit Steuerberatern, die sich bereits auf den Weg der Digitalisierung begeben haben, erhält man auf die Frage welche Instrumente die Digitalisierung in der eigenen Kanzlei unterstreichen eine grundsätzliche Antwort: Das zentrale Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Bedeutung, die dieser Art von Verwaltungstool zugeschrieben wird, gilt es nicht zu unterschätzen. Mithilfe eines zentralen DMS wird gewährleistet, dass alle Kanzleimitarbeiter Zugriff auf sämtliche Unterlagen haben. Während so der Informationshorterei ein Ende gesetzt wird, steht das Thema Transparenz im Mittelpunkt. Die Folge sind kürzere Informationswege und dadurch effizientere Prozessabläufe. Dabei ist nicht zwingend der Austausch von analogen zu digitalen Belegen der treibende Faktor. Vielmehr profitiert man von nachgelagerten Prozessschritten, wie dem Verknüpfen und dadurch schnelleren Auffinden eines Beleges. Die Automatisierung der digital zur Verfügung stehenden Daten bringt demnach den signifikanten Nutzen.

Auch mit Blick auf die Suche und Gewinnung neuer Mitarbeiter darf das Thema Digitalisierung längst nicht mehr stiefmütterlich behandelt werden. Die heutige Generation potenzieller Kollegen und Nachfolger erwartet eine zeitgemäße Kanzleipositionierung, was jeden Kanzleiinhaber vor die Aufgabe stellt, das digitale Potenzial der Kanzlei auszuschöpfen und im Rekrutierungsprozess hervorzuheben. Einen möglichen Leistungsanreiz stellt z.B. das Arbeiten von zu Hause aus dar. Denn nie waren Home-Office-Arbeitsplätze so einfach zu gestalten wie im heutigen Zeitalter der Digitalisierung.

Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten

Die wohl größte Veränderung in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant liegt in der Abschaffung des Papierpendelordners. Langes Warten sowie endlose Kommunikation aufgrund unvollständiger Unterlagen gehören seit der Umstellung auf digitale Prozesse der Vergangenheit an. Belege werden vom Mandanten digitalisiert und dem Berater in elektronischer Form zur Verfügung gestellt, was den verwaltungstechnischen Aufwand signifikant reduziert. Dabei kann der Mandant neben dem klassischen Scanvorgang beispielsweise auf diverse Scan-Apps zurückgreifen, um seine Belege in eine Cloudanwendung hochzuladen. Durch die Cloudanwendungen hat der Steuerberater wiederum in Echtzeit Zugriff auf buchungsrelevante Informationen, sodass abschlussrelevante Arbeiten laufend erledigt und mit Blick auf den Monats- oder Jahresabschluss zusätzliche Zeitressourcen geschaffen werden können.

steuerberater digitaliserung

Wenn es um das Thema Datenarchivierung geht, bringt die Digitalisierung einen weiteren spannenden Aspekt mit sich. Denn eines ist die Papierablage mit Sicherheit – teuer. Neben Raumkosten für das Archiv entstehen Kosten für einen Zuständigen, der sich um die Ablage und Verwaltung kümmert. Da scheint die Dokumentenspeicherung in einem GoBD-konformen (Online-) Archiv mit Zugriff innerhalb weniger Sekunden um ein wesentliches attraktiver zu sein. Dass sowohl Finanzbehörden als auch Prüfer sämtliche relevante Dokumente auch in elektronischer Form akzeptieren und sogar bevorzugen, zeigt bereits seit vielen Jahren die Praxis.

Zukunft der digitalen Kanzlei

Trotz zahlreicher Vorteile fürchten einige Steuerberater diverse Risiken im Zuge des digitalen Wandels, wie beispielsweise den Verlust des direkten Mandantenkontakts, sofern dieser mit dem Pendelordner nicht mehr regelmäßig in die Kanzlei kommt. Andere wiederum sehen die Chance, die Mandantenbeziehungen durch den unkomplizierten digitalen Austausch mehr intensivieren und ausbauen zu können. Schließlich ergeben sich durch das schnellere Bereitstellen von Informationen und Unterlagen mehr Anknüpfungspunkte für den persönlichen Austausch. Hinzu kommt, dass insbesondere die Erwartungshaltung der jüngeren Mandanten dem Status quo der heutigen IT-Infrastruktur entspricht und eine digitale und automatisierte Betreuung nahezu unerlässlich macht. Auch inhaltlich verändert sich die Beratung, da vermehrt Handlungsempfehlungen bzgl. der digitalen Unternehmenstransformation nachgefragt werden.

Wieso sich diesen Anforderungen also in den Weg stellen und die Herausforderungen nicht entschieden annehmen? Unsere Erfahrungen zeigen, dass das Umdenken im Berufsstand des Steuerberaters längst stattgefunden hat. Die Bedeutung und Chancen des Trends werden erkannt und bereits erfolgreich in die Praxis umgesetzt. Da die Vermutung nahe liegt, dass Routinearbeiten in den Kanzleien mehr und mehr automatisiert werden, muss der Fokus gezielt auf dem Eröffnen neuer Wege der betriebswirtschaftlichen Beratung liegen. Die Aufgabenfelder werden sich zunehmend in Richtung Analysen, Plausibilitätsprüfungen und Auswertungen verschieben und die laufende Buchhaltung kaum noch in der Kanzlei erledigt.

Wie diverse Veranstaltungen, Artikel oder auch fachliche Workshops zeigen, ist die Digitalisierung von Steuerkanzleien das Zukunftsthema der Branche. Steuerberater, die die Chancen des digitalen Wandels ausschöpfen, können mehr gewinnbringende Beratungsleistungen anbieten und ihre Mandanten mit überzeugenden Lösungskonzepten an sich binden. Wer als Steuerberater bei dieser Entwicklung jedoch nicht mitziehen will, wird es in Zukunft zunehmend schwerer haben, sich mit seinem Dienstleistungsportfolio am Steuerberatermarkt behaupten zu können.