Digitale Personalakte – Mit unseren Tipps deine Personalakten digitalisieren

Die digitale Personalakte ist nichts anderes, als die Personalakte – nur ohne Papier. Die Dokumente der Mitarbeiter werden hierbei automatisiert und in das Dokumentmanagementsystem eingepflegt. Die Digitalisierung soll der Personalabteilung die Arbeit erleichtern, weil die Erstellung und Verwaltung der Akten deutlich einfacher wird.

Außerdem setzt sich generell die digitale Bearbeitung sämtlicher Unterlagen zunehmend durch. Allerdings gilt diese Arbeitserleichterung nur bei optimaler Führung der digitalen Personalakten. Darum erklären wir dir in diesem Artikel, was du beachten musst und welche Vor- und Nachteile die digitale Personalakte mit sich bringt.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine digitale Personalakte?

Passieren schon bei der Einführung der digitalen Personalakte Fehler, kann dir das Projekt sehr schnell aus der Hand gleiten. Denn das Scannen der Papierdokumente reicht allein nicht aus. Um bei der elektronischen Aktenführung erfolgreich zu sein, bedarf es an Wissen im Bereich von:

  • Personalprozessen,
  • Dokumentmanagement,
  • IT-Systemen,
  • Datenschutz und
  • Projektmanagement.

Wichtig

Da die digitale Akte hochsensible Daten enthält, ist es besonders wichtig, dass die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz eingehalten werden!

Was ist bei der Einführung einer elektronischen Personalakte zu beachten? Die ersten Schritte:

Damit die Aktenführung von Anfang an korrekt abläuft und du am Ende kein Chaos hast, sind folgende Punkte bei der Einführung zu beachten:

Akten bereinigen:

Liste alle Dokumente aus der jeweiligen Akte auf und sortiere sie nach “nicht mehr aufbewahrungspflichtig” und “aufbewahrungspflichtig”.

Zugriffsrechte festlegen:

Wenn du die Personalakten digitalisieren willst, hast du die Möglichkeit, die Zugriffsrechte festzusetzen. Die Rechte kannst du auf folgende Fragen fixieren:

  • Wer ist berechtigt, der elektronischen Personalakte Dokumente hinzuzufügen?
  • Wer ist befugt, diese Dokument zu bearbeiten?
  • Wem ist die Einsicht in welche Akte erlaubt?

Schlagwörter nutzen:

Lege Schlagwörter fest, um die Dokumente leichter zu finden. Nutzt du eine Software, solltest du mit dem Hersteller klären, ob die Wörter automatisch oder manuell vergeben werden.

Geeignete Hardware bereitstellen:

Stelle sicher, dass dein Rechner die Anforderungen erfüllt, die der Softwarehersteller benötigt. Am wichtigsten ist hierbei:

  • Ein Monitor mit einer Bildschirmdiagonalen von mindestens 22 Zoll.
  • Ein Scanner, der im Idealfall über die Funktion “automatische Texterkennung (OCR)” verfügt.

Scanprozess genau planen:

Damit es nicht zu viel Arbeit und letztendlich chaotisch wird, gibt es eine Faustregel für den Scanprozess. Bis 100 Mitarbeiter ist es gut schaffbar, wenn du diesen Prozess selber vornimmst. Ab 100 Mitarbeitern solltest du den Scanprozess besser auslagern. Entscheidest du dich für das Outsourcing, solltest du gut vorbereitet sein und zum Beispiel Angaben über das Papiervolumen und die gewünschte Aktenstruktur machen können. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du dir juristischen Rat einholst, welche Dokument du nach dem Scannen vernichten darfst.

Wichtig

Einige Dokument sind trotz Digitalisierung zusätzlich in Papierform aufzubewahren!

scannen der digitalen Personalakte
digitale Personalakte richtig scannen

Verantwortlichkeiten und Fristen festlegen:

Lege einen Mitarbeiter fest, welcher für die Digitalisierung zuständig ist. Außerdem solltest Du die entsprechenden Umsetzungsfristen klar bestimmen. Hierbei ist zu beachten:

  • Wer digitalisiert die Belege? Und wann geschieht es?
  • Wann sind die Originale zu vernichten?
  • Wie oft erfolgt die Datensicherung der elektronischen Dokumente?

Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung einer digitalen Personalakte?

Die größte Herausforderung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Diese haben wir dir vorstehend ausführlich erklärt. Denn du musst dir hierbei m Klaren sein, dass wirklich jedes einzelne Dokument einzuscannen ist. Angefangen bei Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträgen, bis hin zu Krankmeldungen und Spesenabrechnungen. Auch der gesamte Schriftverkehr gehört in die elektronische Personalakte. Diese Vorarbeit kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Welche Fehler sind bei der Einführung zu vermeiden?

Es gibt viele Fehler, die bei der Einführung passieren können. Hier haben wir dir die fünf häufigsten Fehler aufgezeigt.

Vollständiger Verzicht auf Papier

Oftmals ist dieser Fehler Unwissenheit. Dennoch schützt Unwissenheit nicht vor Strafe. Auch wenn du auf dem Weg zum papierlosen Büro bist, gibt es Dokumente, wie zum Beispiel Urkunden, Darlehensverträge oder Arbeitsverträge, welche du aus gesetzlichen Gründen weiterhin in Papierform aufzubewahren musst. Selbiges gilt für psychologische oder grafologische Gutachten. Hier ist es empfehlenswert, Mini-Akten anzulegen, in denen die vorgenannten Unterlagen aufbewahrt werden.

Dokumente intern digitalisieren

Personalakten digitalisieren klingt erst mal ganz einfach. Dokumente scannen, speichern und fertig. Aber so einfach ist das nicht. Folgende Fragen helfen dir bei der Suche nach der Antwort, ob du die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vornehmen kannst, oder ob du diese Aufgabe an einen Digitalisierungsdienstleister abgibt:

  • Sind leistungsstarke Scangeräte vorhanden?
  • Hat die Personalabteilung die zeitlichen Möglichkeiten, diese zusätzliche Aufgabe zu meistern?
  • Ist ausreichend Wissen zur Digitalisierung vorhanden?
  • Ist eine Auflösung von 200 dpi ausreichend oder brauchst du für eine Volltextsuche eher 300 dpi?

Wenn du diese Fragen entsprechend beantworten kannst, steht einer internen Digitalisierung nichts im Weg. Generell entscheiden sich die meisten Unternehmen für einen Digitalisierungsdienstleister. Und dies aus gutem Grund.

Tipp!

Wenn du dein komplettes Unternehmen digitalisieren willst, musst du auch deine Rechnungen und andere Belege digital erfassen. Nur so kannst ein papierloses Büro erschaffen.

Zu schlankes Berechtigungskonzept

In den meisten Fällen fällt die Berechtigungsmatrix sehr knapp aus. Das heißt, ein einzelner Mitarbeiter kümmert sich um zu viele Dinge bei der elektronischen Aktenführung. Es macht daher Sinn,  Berechtigungen für Bereiche wie das Schwärzen von Akten oder Zugriffsrechte für die Geschäftsführung explizit festzulegen.

Wichtig

Bedenke immer, dass es sich hier um hochsensible Daten handelt, welche dem Bundesdatenschutzgesetz unterliegen.

Auswahl des Softwareanbieters auf Basis seiner enthaltenen Funktionen

Wenn die Funktionen der Software aktuell Top sind, ist das toll. Bringt dich aber in Zukunft oft nicht weiter. Denn die Anforderungen an Personalprozesse und Systemschnittstellen können sich ändern. Berücksichtigst du bei der Auswahl nicht, dass das System erweiterbar ist, kann das am Ende teuer für dich werden. Außerdem solltest du beachten, dass die Software mit den Datenschutzrichtlinien deines Unternehmens konform ist.

Unterschätzung des notwendigen Projektmanagements

Es reicht nicht, eine Person an die Digitalisierung zu setzten und dann zu erwarten, dass die Arbeit in zwei Tagen erledigt ist. Hier muss ein anständiges Projektmanagement her! Was du beachten musst, damit das Projektmanagement stimmt, zeigen wir dir nachfolgend auf:

  • Eine gut strukturierte Analysephase (Konzipierung der Akte, Auswahl des Digitalisierungsdienstleisters und Softwareanbieters).
  • Schulungen für Administratoren, Sachbearbeiter und Mitarbeiter.
  • Kenntnisse über gesetzliche Anforderungen, praktische Nutzbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Dies ist notwendig, um die Interessen von Betriebsrat, Personalabteilung und IT-Abteilung zusammen zu bringen.

Digitale Personalakte: Wie sieht eine gute Aktenstruktur aus?

Hast du alle notwendigen Papierdokumente digitalisiert, ist es an der Zeit, die nötigen Akten anzulegen. Wichtig ist, dass von Anfang an eine sinnvolle und nachvollziehbare Aktenstruktur entsteht. Darum solltest du besonders auf folgende Punkte achten:

  • Jeder Mitarbeiter bekommt eine eigene Akte. In dieser Akte werden alle relevanten Daten und Dokumente des Mitarbeiters gespeichert.
  • Erstelle Ordner und Unterordner. Ein klassischer Aufbau könnte zum Beispiel so aussehen:
    • Personendaten (alle Angaben zur Person)
    • Verträge (Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Ausbildungsverträge, Verträge zu gestellten Unternehmensgütern oder Kündigungen)
    • Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, Einstellungstest, Arbeitsproben)
    • steuerrelevante Unterlagen (Sozialversicherungsausweis und Meldungen an Sozialversicherungsträger)
    • Entgelt (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen)
    • Zeiten (Arbeitszeiten, Urlaubstage, Fehlzeiten, Krankmeldungen)
    • Fort- und Weiterbildung (Zertifikate und Bescheinigungen)
    • Sonstiges (Reiseabrechnungen, Bescheinigungen für Behörden, Kopien Führerschein oder Schwerbehindertenausweis und Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter).
  • Lege die Berechtigungen für die Mitarbeiter fest, welche Zugriff auf die digitalen Personalakten haben und sie bearbeiten dürfen.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

Generell legen die Arbeitgeber selbst fest, was in die digitalen Personalakten kommt und was nicht. Hierbei ist nur zu beachten, dass die Dokumente und Daten für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind. Hier haben wir eine Auflistung, was prinzipiell in eine Akte gehört:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
  • Besondere Vereinbarungen
  • Schriftwechsel
  • Angaben zur Sozialversicherung
  • Krankenkasse
  • Steuerunterlagen
  • Zeugnisse
  • Arbeitszeugnisse
  • Urlaubsanträge
  • Darlehen
  • Lohnpfändungen
  • Mitgliedschaft im Betriebsrat, falls vorhanden
  • Kündigungsschreiben
  • Arbeitszeugnis

Neben den erlaubten Angaben in einer digitalen Akte gibt es auch Punkte, welche hier nicht oder nur mit ausdrücklicher Erlaubnis eingepflegt werden dürfen. Diese sind:

  • Social-Media Profile
  • ärztliche Unterlagen
  • private Vorlieben
  • sexuelle Vorlieben

Gliederung für eine digitale Personalakte (Beispiel)

1. BewerbungsunterlagenAnschreiben, Lichtbild, Bewerbungsbogen, Vorstellungsgespräch, Fahrgelderstattung, Vorstellungsgespräch
2. ArbeitsvertragArbeitsvertrag, Zusatzvertrag, Ende Probezeit, Darlehen, Rückzahlungsverpflichtungen, Handlungsvollmacht/Prokura, Versetzung, Kündigung, Aufhebungsvereinbarung, Arbeitsgerichtsunterlagen
3. EntgeltLohn- und Gehaltsvereinbarungen Prämie laut Einzelvertrag, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen/Abtretungen, Mietverträge bei Wohnungsgestellung, Auszahlungsbeleg Kasse, Bescheid Kindergeld
4. Aus- und WeiterbildungAusbildungsvertrag, Berufsschule, Kammer, Gehilfenbrief/Gesellenbrief, Fortbildung/Förderkreise, Seminarbescheinigungen
5. BeurteilungenZwischenzeugnisse, Beurteilungen, Endzeugnisse
6. SozialversicherungsunterlagenUnfallmeldungen, Krankmeldungen, Arbeitsversuche, Sozialversicherungsausweis, Kur, DEÜV-Meldungen
7. Betriebliche Altersversorgung/VersicherungenVersorgungszusage, Rückdeckungsversicherung, Direktversicherung (Arbeitgeber zahlt die Beiträge, Direktversicherung (Gehaltsumwandlung)
8. BescheinigungenFinanzamt, Krankenkasse, Gericht, Deutsche Rentenversicherung
9. Aushändigungen / Belehrungen / ArbeitsmittelHandy, Schlüssel, Bahncard, Miles & More, Firmenausweis, Parkplatz, Datenschutz, Betriebsordnung, Sicherheitsbelehrung, sonstige Belehrungen, Nebentätigkeit, sonstige Aushändigungen
10. Firmen-PKWBestellung, Nutzungsvertrag, Rechnung, Versteuerung, Versicherung
11. Persönliche EreignisseElternzeit / Mutterschutz, Jubiläen, Kind, Hochzeit, Atteste, Schwerbehinderung, Wehrübung, Wehrdienst, Zivildienst, Gesundheitszeugnis, Umzug, allgemeine Korrespondenz, Arbeitserlaubnis, Führungszeugnis, Studienbescheinigung
12. Abmahnung

Digitale Personalakte und die DSGVO: Was ist zu beachten?

Um die Daten der Mitarbeiter zu schützen, sind Unternehmen mit der Einführung der DSGVO verpflichtet, strenge Richtlinien einzuhalten. Besonders wenn es um die elektronische Aktenführung geht, sind die Datenschutzanforderungen genau zu beachten. Hierzu gehört unter anderem:

  • Sichere und fristgerechte Aufbewahrung der Akte.
  • Restriktive Zugriffsberechtigung auf die Akten.
  • Keine Weitergabe an Dritte.
  • Jeder Arbeitnehmer darf seine Personalakte einzusehen.
  • Datenschutzbedingungen sind in der eingesetzten Software sicherzustellen.
  • Einhaltung der Löschfristen (Artikel 17 DSGVO).

Vorteile und Nachteile einer digitalen Personalakte

VorteileNachteile
schneller Zugriff an jedem OrtHohe Kosten bei der Einführung
zugriff durch mehrere Personen gleichzeitigSchutz gegen unberechtigte Zugriffe ist schwieriger
Akte ist per Knopfdruck abrufbarArchiv muss regelmäßig auf neue Datenträger überführt werden (durch die begrenzte Lebensdauer der Speichermedien)
kein ständiges Ein- und Auslagern
Minimierung von Verwaltungskosten
Aktenführung ist inhaltlich einheitlich
Datenschutz ist optimiert
weniger Büroräume notwendig

Digitale Personalakte: Welche Rechte haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Die Rechte des Arbeitgebers halten sich bezüglich der elektronischen Aktenführung in Grenzen. Im Prinzip ist sein einziges Recht die digitale Personalakte zu führen. Denn das ist keine gesetzliche Vorschrift. Alles weiter beruht auf Pflichten des Arbeitgebers und gilt somit als Recht für den Arbeitnehmer. Welche Rechte dieser hat, zeigen wir dir nachstehend auf:

  • Einsicht in die Personalakte, jederzeit und ohne besondere Gründe.
  • Notizen machen.
  • Kopien von bestimmten Bestandteilen anfertigen.
  • Den Betriebsrat hinzuziehen.
  • Stellungnahme zu Inhalten der Akte beziehen.
  • Gegendarstellung oder Erklärung vornehmen.
  • Angaben, die falsch sind, aus der Akte entfernen lassen.
  • Löschung von Falschangaben gerichtlich geltend machen (wenn nötig).

Hinweis

Diese Rechte bleiben auch bestehen, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist.

Für die digitale Personalakte eine Software nutzen: Welche Möglichkeiten werden Dir geboten?

Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du dich genau über die Möglichkeiten der einzelnen Hersteller informieren. Folgende Funktionen sollten aber auf jeden Fall enthalten sein:

  • Digitale Verwaltung der Akten
  • Archivierung aller Mitarbeiterdokumente
  • Zugriffsbeschränkung
  • frei gestaltbare Dokumentenebenen und Ordnerstrukturen
  • Einhaltung von Löschfristen
  • Einsatz einer Suchfunktion

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